Microsoft Teams bietet zahlreiche Erweiterungen in Form von Apps, die sich vielfältig einsetzen lassen. Wir stellen Ihnen heute die App „Updates“ von Microsoft vor, die sich hervorragend für wiederkehrende Aufgaben eignet, um diese in Ihrem Team zu dokumentieren und überwachen.
Nutzen Sie fertige Vorlagen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können, um Schichtübergaben zu regeln, Ihre Aussendienst-Einsätze Ihrer Service-Techniker zu protokollieren oder auch eine Checkliste bei der täglichen Öffnung Ihres Geschäfts zu haben.

Die Installation

In Microsoft Teams öffnen Sie über die 3 Punkte am linken Bildschirmrand das Menü und suchen nach Updates.

Eine Vorlage erstellen

Nach dem Öffnen der App erstellen Sie eine neue Vorlage. Dabei können Sie von Grund auf neu anfangen, oder Sie wählen einfach aus häufig verwendeten Vorlagen aus. Zum aktuellen Zeitpunkt stehen zwar nur Vorlagen in englischer Sprache zur Verfügung, aber Sie können diese komplett anpassen.

Für unseren Fall, wählen wir die Vorlage „Facility inspection“. Diese kann gut als Vorlage für eine Gebäudereinigungsfirma dienen um dem Reinigungspersonal eine Checkliste mit an die Hand zu geben und die ordnungsgemäße Reinigung zu dokumentieren.

Im nächsten Schritt passen wir die Vorlage ganz nach unseren Wünschen an. Zunächst treffen wir grundlegende Einstellungen, passen das Formular an und stellen dann die Regeln ein, welche Mitarbeiter mit dieser Vorlage arbeiten sollen.

Passen Sie im Formular Ihre Fragen an, löschen Sie nicht benötigte Felder aus der Vorlage oder fügen Sie zusätzliche Felder hinzu. Felder können als erforderlich markiert werden, damit sichergestellt ist, dass diese auch ausgefüllt werden.

Im nächsten Schritt fügen Sie dann die Einsender (das sind die mit der Aufgabe betrauten Personen) und die Betrachter (das sind die überprüfenden Personen) aus Ihrem Team hinzu. Zugegeben sind die Übersetzungen manchmal etwas gewöhnungsbedürftig, aber auch hier wird öfters einmal nachgebessert.

Nun müssen Sie das ganze nur noch Veröffentlichen und Sie haben auf dem Dashboard der Updates-App eine Live-Übersicht über die Aufgaben in Ihrem Team. Mitarbeiter können per Push-Nachrichten auf dem Mobiltelefon mittels der Teams-App benachrichtigt werden.

Anwendungsbereiche

In welchen Bereichen kann diese App sinnvoll eingesetzt werden?
Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt – von einfachen Aufgaben bis hin zu Projekten können Sie immer „up to date“ sein.
Neben der exemplarisch vorgestellten Gebäudereinigungsfirma können wir uns diese App auch für verschiedene Handwerksbetriebe vorstellen. Für Elektro-Gewerbe, Garten-Landschaftsbau-Betriebe oder auch Gas- und Wasser-Installations-Betriebe – koordinieren Sie übersichtlich Aufgaben und Ihre Teams und bleiben Sie auf dem Laufenden.

Weitere Informationen

Ein kurzes Video finden Sie auf dem YouTube-Kanal von Microsoft (in englisch)

Möchten Sie auch die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Teams nutzen? Dann beraten wir Sie gern!

Jetzt direkt Beratungstermin buchen

Direkt online buchen und sich beraten lassen.