Microsoft 365

MS Teams Transkript: „Hallo Teams, bitte zum Diktat“

Am Ende eines guten Meetings steht das Protokoll

Ein wichtiger Baustein für ein produktives Meeting ist das Protokoll, das die Teilnehmer oder Entscheider im Nachgang als Output erhalten.
 
Wie läuft das häufig im Alltag?
 
1. Ein Meeting-Teilnehmer schreibt mit – und ist als aktiver Inputgeber etwas ausgebremst
2. Eine zusätzliche Person protokolliert – und das kostet zusätzliche Arbeitszeit
 

Wie stellen Ihnen hier eine 3. Option vor: MS Teams Transkription

Meetings, die per Microsoft Teams stattfinden, können nicht nur aufgezeichnet, sondern auch LIVE! komplett mitgeschrieben werden (Transkription).
 
Während des Meetings sind bereits rechts in der Transkript-Leiste alle geäußerten Beiträge live als Mitschrift zu sehen und zudem, welcher Teilnehmer wann was gesagt hat.
 
Am Ende des Meetings steht im Meeting-Chat das Transkript (also das vollständige Protokoll) wahlweise im docx- (MS Word) oder vtt-Format zum Download bereit.
 
Auch wenn nicht jeder Dialekt oder jede Mundart gleich gut erfasst wird, ist die Qualität der Mitschriften erstaunlich gut. Protokollführer, die ein Entscheidungs-Protokoll (Minutes) verfassen, werden die Mitschriften als echte Arbeitserleichterung empfinden.
 
Und so geht´s:

Das Teams-Meeting starten.

Step 1: Im oberen Menüband auf die 3 Punkte „…“ gehen.

Step 2: Im Auswahlfenster auf „Transkription starten“ gehen.

Step 3: Es öffnet sich ein Popup-Fenster. Die im Meeting (hauptsächlich) verwendete Sprache, z.B. Deutsch, einstellen und „Bestätigen“.

Für den Fall, dass sich das Popup-Fenster nicht öffnet (standardmäßig ist die Transkriptionssprache Englisch): Alternative Vorgehensweise in Step 4.

Step 4: Rechts im Fenster öffnet sich das Transkript-Menü.

Hier können bereits während des Meetings alle Mitschriften live verfolgt werden.

Spracheinstellung: Im Transkript-Fenster auf die 3 Punkte „…“ gehen und im Auswahlfenster die Sprachänderung vornehmen.

Step 5: Nach Meeting-Ende (auch früher oder zwischendurch) Transkription beenden: Im oberen Menüband wieder auf die 3 Punkte „…“ gehen und im Auswahlfenster „Transkription beenden“ drücken.

Step 6: Teams legt zu jedem Meeting bereits ab Start im Chat-Bereich einen eigenen Meeting-Chat an. Nach Beendigung der Transkription wird die Mitschrift im zugehörigen Meeting-Chat abgelegt. Diese kann dort als docx- (Word) oder vtt-Datei heruntergeladen werden.