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Keine lästigen E-Mail-Unterbrechungen mehr:

09.03.2018

Erstellen Sie Outlook-Regeln

 


 

Füllt sich Ihr E-Mail-Posteingang auch regelmäßig mit Informationen aus Ihrer Branche?

Erhalten Sie Newsletter? Bekommen Sie kontinuierlich gleichbleibende E-Mails?

Lassen Sie sich nicht mehr von eintreffenden Elementen in Ihrem Posteingang ablenken und nutzen Sie Outlook-Regeln, um Ihren Posteingang aufzuräumen.

So können Sie z.B. E-Mail-Nachrichten von Ihrem Verband oder Neuigkeiten aus der Branche automatisch in einen Unterordner Ihres Posteingangs verschieben. Diese können Sie dann bequem lesen, wenn Sie Luft dafür haben oder zum Beispiel Reisezeiten im Zug nutzen möchten.

Die Regeln werden automatisch bei Eingang von neuen E-Mails angewendet.

Ebenso können E-Mails auch automatisch an weitere Empfänger weitergeleitet werden.

Dieser Tipp entfaltet seine volle Funktionalität bei der Nutzung Outlook und Exchange Server.

 

PS.:

Im webbasierten Outlook (https://outlook.office365.com) von Microsoft Office 365 können Sie Regeln ebenfalls online erstellen und verwalten.

 

Eine Regel in Outlook erstellen

Eine Regel erstellen sie ganz einfach mit einem Rechtsklick auf die Mail, dann „Regeln“ und „Regel erstellen“. (siehe Screenshot)

 

 

Sie haben dann die Möglichkeit, das Kriterium anzugeben, wie die E-Mail identifiziert werden soll, z.B.

·         der eindeutige E-Mail-Absender

·         Schlagworte aus der Betreffzeile

Danach werden Sie gefragt, wohin die E-Mail verschoben werden soll.

Sie können als Zielort bestehende Outlook-Ordner verwenden oder neue erstellen.

 

Tipp

Man muss nicht für jede E-Mail eine neue Regel erstellen, sondern kann bestehende Regeln, die für andere E-Mails erstellt wurden und nach demselben Vorgehen auch hier greifen sollen, einfach erweitern (z.B. kann man den neuen Absendernamen einfach innerhalb der Regel ergänzen).

Gehen Sie dafür auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

 

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