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GoBD und das große Fragezeichen

02.03.2018

Welche E-Mails sind wie zu archivieren?

In vielen Unternehmen ranken sich große Unsicherheiten darum, welche E-Mails archiviert werden müssen und welche Fristen dabei einzuhalten sind.

Die rechtlichen Grundlagen einer E-Mail-Archivierung

Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung werden in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt.  

Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Hier sind auch die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente dargelegt.

Grundsätzlich bedeutet Archivierung die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist die Dokumentation.

Eine E-Mail ist entsprechend den GoBD aufbewahrungspflichtig, wenn sie

·         die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat

·         weitere steuerrelevante Informationen enthält

·         weitere, z.B. rechnungsergänzende, Informationen enthält

Das bedeutet aber auch, dass eine E-Mail, die als „reines Transportmittel“ für einen Anhang dient, z.B. für eine Rechnung, NICHT aufbewahrt werden muss.

 

WICHTIG:

Bei E-Mails als „Transportmittel“ muss der Anhang, z.B. die Rechnung, im ORIGINAL-Format archiviert werden (ein Ausdruck reicht hier nicht aus).

Weiterhin sind E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht-steuerrelevanten oder privaten E-Mails abzulegen.

Worauf ist bei der Archivierung zu achten?

Die GoBD geben vor, dass E-Mails

·         unverändert zu archivieren sind (eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem reicht nicht)

·         in einer zusätzlichen Sicherungsmaßnahme archiviert werden müssen (zusätzlicher externer Datenspeicher)

·         idealerweise über ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme abgelegt werden, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert wird bzw. Änderungen protokolliert werden können. Dieses System muss in der Lage sein, Dokumente den zugehörigen Geschäftsfällen eindeutig zuzuordnen sowie sie so abzulegen, dass sie mit Volltext-Suche auffindbar sind

·         die steuerlich relevant sind, in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden sollen. Die Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Geschäftstätigkeit, Unternehmensorganisation und dem eingesetzten Dokumentenmanagement-/ Archivierungssystem.

E-Mail-Archivierung mit Fachin & Friedrich

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P.S.:

Das Archiv dient auch als Schutz, falls Sie mal eine E-Mail versehentlich gelöscht haben sollten.

 

Wir beraten Sie gerne zu geeigneten E-Mail-Archivierungs-/ Dokumentenmanagementsystemen für Ihr Unternehmen.

Darüber hinaus bieten wir auch Schulungen rund um die richtige Archivierung nach GoBD an.

 

Ihr Ansprechpartner

Björn Friedrich

05272 . 39 0 18 - 112
b.friedrich@fachin-friedrich.de


Fachin & Friedrich Systems and Services KG


... steht für Kunden- und Lösungsorientierung in allen Fragen rund um Ihre IT-Anforderungen.


Wir sind spezialisiert auf

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