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Rechnungen per E-Mail - Welche Aufbewahrungspflichten gelten?

06.02.2017

 



GoBD – Ende der Übergangsfrist


Für alle Unternehmen, die kein handschriftliches Kassenbuch über ihre Ein- und Ausgaben führen, gelten ab dem 01.01.2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in vollem Umfang.

 

Wichtig zu wissen

 

Die Verantwortung hierfür trägt der Unternehmer - auch wenn die Bearbeitung an externe Dienstleister ausgelagert wird.

 

Um was es geht

 

Im Fokus der neuen GoBD stehen elektronische Systeme, die betrieblich genutzt werden und u.a. Daten fĂĽr die Finanzbuchhaltung liefern, wie z.B. 

  • elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme
  • elektronische Archiv- und Datenmanagementsysteme

 

  • digitale Aufzeichnung von Barzahlungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxametern 

Weiterhin sind Buchungen von Eingangsrechnungen innerhalb von 8-10 Tagen durchzufĂĽhren.

 

Elektronische Archiv- und Datenmanagementsysteme - worauf Sie achten mĂĽssen

 

Steuerlich relevante Papierdokumente sind im Original aufzubewahren.

 

Unter folgenden Voraussetzungen dĂĽrfen Originalpapierdokumente eingescannt und archiviert werden:

 

Die Aufbewahrung digitalisierter Papiere erfordert ein elektronisches Archiv gemäß GoBD.

  • Die Dokumente mĂĽssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfĂĽgbar, unverzĂĽglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
  • Wichtig bei der elektronischen Archivierung ist zudem, dass eine Unveränderbarkeit sichergestellt sein muss. 
  • Weiterhin mĂĽssen alle archivierten Dokumente mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index (=Datei-Bezeichnung) versehen werden.

Dieser könnte wie folgt aussehen: 

 

Bezeichnung_Nr_Kunde_Rechnungsdatum
(Beispiel: RE_17023_MalerMĂĽller_20161206)

 

Hardware

 

Es dürfen nur unveränderbare Datenträger zum Einsatz kommen.

 

Software

 

Die unveränderbaren Datenträger benötigen eine integrierte Software für Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen. Die Unternehmen müssen diese Maßnahmen mit Zugriffsbeschränkungen flankieren.

 

Dieselben Voraussetzungen gelten fĂĽr die Aufbewahrung digital zugesandter Dokumente wie z.B. Rechnungen oder KontoauszĂĽge im PDF- oder Bildformat.

 

Aufbewahrung von E-Mails

 

E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen (also quasi nur der „Bringservice“ mit Anhang sind), müssen nicht aufbewahrt werden.

 

FĂĽr E-Mails, deren Text selbst z.B. Angebote oder Rechnungen enthalten sollte, gelten die oben dargestellten Voraussetzungen und Vorgehensweisen.

 

Die Fachin & Friedrich – Lösung

 

Wir empfehlen unseren Kunden aufgrund unserer eigenen guten in-House-Erfahrungen das Dokumentenmanagementsystem von ELO.

 

ELO ist revisionssicher 

 

In der Bearbeitung erleichtert ELO die GoBD-konforme Dokumentenablage und Indexvergabe durch vorgefertigte Eingabemasken.

 

Bereits Anfang des Jahres hat die ELO Digital Office GmbH eine offizielle Erklärung abgegeben, dass sich mit Ihren Softwarelösungen, wie z.B. ELOprofessional, Archivierung und Workflow die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen umsetzen und erfüllen lassen. (Quelle: ELO)

 

Gerne lassen wir Ihnen diese Konformitätserklärung zukommen.

 

Haben Sie noch Fragen? Wir beraten Sie gerne.

 

Ihre Ansprechpartner

Christian Fachin

05272 . 39 0 18 - 111

c.fachin@fachin-friedrich.de




 

       


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