Meeting organisiert – alle Unterlagen im Vorfeld per Link-Zugriff verschickt – Feierabend –

Yeahhh!

Auf dem Weg nach Hause – realisieren, dass man den falschen E-Mail-Verteiler genommen hat und die Links für die Unterlagen von jedem zu öffnen sind –

und alles ist plötzlich gar nicht mehr so „Yeahhh!“.

 

 

Datenablage in der Cloud ist eine feine Sache – zum einen spart man Speicherplatz auf lokalen Medien und hat andererseits von überall auf der Welt Zugriff auf seine Daten z.B. via Microsoft OneDrive.

Für Kollegen innerhalb eines Teams, die alle Zugriff auf Dateien benötigen oder diese gleichzeitig bearbeiten wollen, wie z.B. PowerPoint-Präsentationen, ist die Datenablage z.B. im Microsoft SharePoint ideal.

 

Egal ob OneDrive oder SharePoint:

 

Sollen Dateien nun extern, z.B. an Kunden oder Agenturen, per Link verschickt werden, möchten wir Ihnen dringend folgende Sicherheitseinstellungen ans Herz legen:

 

 

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, in den ADMIN-Einstellungen sowohl für OneDrive als auch für SharePoint die Option „Jeder mit diesem Link“ zu deaktivieren, also den Schieberegler mindestens eine Restriktions-Stufe tiefer = strenger einzustellen.

 

Damit sind fehlgeleitete Links schon einmal nicht mehr für jeden Empfänger zu öffnen. Das gilt ebenso für Links in weitergeleiteten E-Mails!

 

Über die Grundeinstellungen hinaus empfehlen wir VOR jedem Versenden eines Links, die Zugriffsberechtigungen individuell anzupassen.

 

Bei OneDrive können aktuell zudem unter anderem Passwörter zum Öffnen des Links vergeben werden oder auch Ablaufdaten, nach denen der Zugriff auf das verlinkte Element verfällt.

 

Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen Zeit, in Ihrem Dateimanager nach Ordnern, Dateien und Listenelementen zu suchen, ob diese noch mit Zugriffsrechten belegt sind.

In OneDrive erkennen Sie das ganz einfach im Explorer in der Statusangabe zu dem Element an dem „Männchen“.

 

Im SharePoint ist die Überprüfung etwas weniger offensichtlich angelegt.

 

Für die Überprüfung der Dateien / Ordner / Listenelemente können Sie entweder per Mouse-Over über den Dateinamen die Zugriffsberechtigungen öffnen oder über die drei Punkte „…“ rechts neben dem jeweiligen Element.