Microsoft 365 im Urlaub – Tipps Teil 1

Die Urlaubszeit naht und viele freuen sich sicher darauf die Erholung und die Zeit mit der Familie oder den Freunden zu genießen.
Damit das auch stressfrei bleibt, haben wir einige Tipps, wie Sie Ihr Microsoft 365 so nutzen, dass sie entspannen können und trotzdem gut informiert sind.

Tipp 1 – nur wichtige E-Mails lesen

Ab und an möchte man vielleicht doch grob checken, ob wichtige Dinge im E-Mail-Postfach eingetroffen sind. Dazu kann man sich in Outlook im Posteingang einen Ordner anlegen (z.B. # priority #). Mittels Regeln in Outlook 365 können dann nur die wichtigen E-Mails in diesen Ordner verschoben werden.

Office 365 im Urlaub nutzen

Alternativ können Sie für sich auch einen festen Zeitpunkt am Tag ausmachen, wo Sie für 5-10 Minuten einfach mal die Inbox checken.

Tipp 2 – Stellvertreter in Outlook 365 definieren

In den Kontoeinstellungen von Outlook 365 können Sie eine Stellvertretung definieren. Diese kann dann Ihren Posteingang verwalten.

Office 365 im Urlaub nutzen

Natürlich kann man das auch sehr gut mit dem ersten Tipp kombinieren, sodass Ihre Stellvertretung z.B. nur wirklich wichtige E-Mails in den #priority# Ordner verschiebt.

Tipp 3 – Benachrichtigungen am Smartphone deaktivieren

Wir alle lieben unsere Smartphones – aber diese sind natürlich auch Zeitfresser (checken Sie doch einfach mal Ihre Bildschirmzeit am iPhone). Deshalb empfehlen wir, neben der im Urlaub hoffentlich sowieso verringerten Nutzungszeit, alle Benachrichtigungen zu deaktivieren. Definieren Sie sich einfach feste Zeiten für die Nutzung.

Tipp 4 – Automatische Antworten aktivieren

Neben einer Abwesenheitsmeldung, die Sie selbstverständlich für Ihre Urlaubszeit eingetragen haben, empfehlen wir Ihnen in den Outlook Web Kalender Einstellungen diese automatischen Antworten einzuschalten und dazu auch noch Besprechungen zu denen Sie eingeladen werden direkt abzusagen. So sind Sie sicher, dass Ihnen vielleicht nicht doch versehentlich eine Einladung zu einem Termin im Urlaubszeitraum durchgeht.

Office 365 im Urlaub nutzen

Bonustipp: Lassen Sie Ihre Abwesenheit schon einen Tag früher und einen Tag länger als Ihr Urlaub dauert beginnen, bzw. enden. Somit können Sie vor dem Urlaub noch alle Tätigkeiten in Ruhe erledigen und sich nach Ihrer Urlaubszeit noch einen Tag zum Sortieren der E-Mails und der Todos nehmen.

Wir hoffen, dass Sie durch diese Tipps entspannter Ihre freie Zeit genießen können. Freuen Sie sich in der kommenden Woche auf weitere Tipps für die Nutzung von Microsoft 365 im Urlaub.

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