Automatisierte E-Mail-Signaturen in Outlook

Zu einem ordentlichen Corporate Design einer Firma gehört auch eine E-Mail-Signatur.
Wir sehen oft, dass diese meist händisch in die E-Mail-Programme, wie zum Beispiel Outlook, eingetragen werden. Bei jeder Änderung muss also auch hier wieder Hand angelegt werden.

Automatisierte E-Mail Signaturen erstellen

Bei einer einzelnen Person mag diese Vorgehensweise auch noch sinnvoll sein, aber wie ist es in einer Firma mit 10 oder mehr Mitarbeitern?
Hier bieten wir eine effiziente Lösung an: Die automatische E-Mail-Signatur in Microsoft 365.

Automatische E-Mail Signatur in Outlook

Bei dieser Lösung wird eine E-Mail-Signatur einmal zentral auf einem Server hinterlegt und im Moment des Versands der E-Mail automatisch an die E-Mail anfügt. Alle wichtigen Daten, wie Name, Stellenbezeichnung, E-Mail Adresse und Telefonnummer werden dabei aus dem Benutzerprofil jedes Mitarbeiters vom Server geladen.
Das Schöne dabei ist, dass Änderungen künftig nur noch an einem Ort einmalig zu erstellen sind. Es lassen sich sogar Regeln definieren.
Optimal auch, wenn Sie abteilungsbezogen E-Mails versenden, dies geht ebenfalls problemlos. Je nach Empfänger lässt sich das einstellen um z.B. spezielle Servicenummern anzugeben. Gleiches gilt auch für internationale E-Mails in denen man je nach Empfänger auch eine fremdsprachige Signatur wählen kann.

Für interne Signaturen reicht es vielleicht sogar nur ein kurzes „Viele Grüße, Manuel“ einzusetzen. Dann erstellen wir einfach eine entsprechende Regel und die internen E-Mails bleiben schön schlank.
Auch lässt sich definieren, dass eine Signatur nur an die erste E-Mail angehangen wird.

Ein oft auftretendes Problem ist auch die Kontrolle von E-Mail-Signaturen. Dadurch, dass diese nur an einer Stelle gepflegt werden, ergibt sich auch eine große Zeitersparnis.
Neue Mitarbeiter sind durch die zentrale Verwaltung so auch direkt mit einer E-Mail-Signatur ausgestattet.

E-Mail-Signaturen in der Urlaubszeit

Sie machen Betriebsferien und wollen das rechtzeitig auch in Ihren E-Mails an Geschäftspartner kommunizieren? Statt bei jedem Mitarbeiter eine entsprechende Grafik einzufügen geschieht das bei unserer Lösung nur einmalig auf dem Server und schon wird ein Banner, zum Beispiel für die Betriebsferien, in allen E-Mail-Signaturen eingefügt – das Ganze auch zeitgesteuert.

Automatische E-Mail Signatur in Outlook

Neben Betriebsferien können Sie so auch auf Messen und aktuelle Angebote hinweisen oder auch einen Weihnachtsgruß einbinden – der Kreativität sind da keine Grenzen gesetzt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann rufen Sie uns zu einer kostenlosen Erstberatung an unter: 05272 390 181 00

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