Daten speichern – OneDrive, Teams oder SharePoint?

Microsoft OneDrive, Teams oder SharePoint – wo speichere ich eigentlich meine Daten?

Eine Frage, die wir immer wieder gestellt bekommen. Zugegeben, es kann etwas verwirrend sein, aber wir bringen hoffentlich heute mit unserem Beitrag etwas Licht ins Dunkle.

Mit Ihrer Installation von Microsoft 365 erhalten Sie bereits viele nützliche Tools für Ihre täglichen Aufgaben. Neben den Standard-Office-Programmen wie Outlook, Word, Excel oder PowerPoint erhalten Sie auch den Cloud Speicher OneDrive und das Programm Microsoft Teams.
Wo aber speichern Sie nun am besten Ihre Daten?

Microsoft OneDrive

Hier unterscheidet man zwischen dem OneDrive for Personal, welches zum kostenlosen Microsoft Konto gehört und dem OneDrive for Business, welches einem kostenpflichtigen Microsoft 365 Konto zugeordnet ist. Letzteres verfügt über 1 TB Speicher.
Persönliche Daten, auf die Sie Zugriff benötigen, legen Sie deshalb vorzugsweise auf diesem „Laufwerk“ ab. Beispiel: Vorbereitete Präsentationen, Kalkulationen usw. – im Grunde alles das, was Sie firmenintern noch nicht teilen wollen. Trotzdem haben Sie die Möglichkeit einzelne Dateien aus den Ordnern mit anderen Personen zu teilen.

One Drive Business Beispiel
Der Vorteil ist, dass diese Daten für Sie überall verfügbar sind. So haben Sie auch außerhalb der Firma – auch über Mobilgeräte – Zugriff auf Ihre Daten.
Im Prinzip speichern Sie alle Daten, auf die Kollegen keinen direkten Zugriff benötigen, im OneDrive ab.

Microsoft SharePoint

Bei SharePoint handelt es sich um ein Webseiten-basiertes Portal auf welches Sie unabhängig vom Betriebssystem zugreifen können. Selbstverständlich lässt es sich auch in den Windows Explorer als Netzlaufwerk einbinden. SharePoint ist die Anwendung, wenn es darum geht Dateien untereinander innerhalb einer Firma zu teilen und allen Teammitgliedern zugänglich zu machen.

Microsoft SharePoint Beispiel

Der Vorteil besteht darin, dass ein Unternehmen eine zentrale Datenablage hat und Kollegen z.B. im Krankheitsfall auf entsprechende Dokumente zugreifen können. Oder denken Sie zum Beispiel auch an Organisationsdokumente. Bevor jeder Mitarbeiter einen Reisekostenantrag lokal abspeichert, teilen Sie diesen einfach zentral auf Ihrem SharePoint.
Neben der Dateiorganisation können durch die Webseitenstruktur von SharePoint ebenso Unternehmensinfos zentral bereitgestellt und aufbereitet werden.

SharePoint Beispiel 2

Microsoft Teams

Um Dateien innerhalb von Kanälen bereitzustellen und auch darauf zuzugreifen nutzen viele Unternehmen Microsoft Teams. Dort können Sie in Chatnachrichten oder auch Kanälen Dateien und Dokumente teilen. Trotzdem gilt: In Teams sind KEINE Dateien selbst gespeichert. Alle Dateien sind in SharePoint oder im OneDrive gespeichert. Das bedeutet, dass Teams lediglich eine Anzeigeoberfläche für Dateien darstellt. Allerdings können Sie direkt darauf zugreifen und diese auch bearbeiten.
Schaut man in Teams unter dem Reiter „Dateien“ wird also eigentlich nur die Datenablage auf dem SharePoint dargestellt. Dateien, die Sie in einem Chat teilen werden entsprechend auf Ihrem One Drive gespeichert, denn hier handelt es sich ja um Ihre persönlichen Daten.

Teams Beispiel

Sie sehen, so verwirrend es auch klingen mag, ist es im Grunde doch ganz einfach.

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